ניהול תאגיד או עסק אינו דבר פשוט ואף מרתיע, בעיקר כאשר הפרט או קבוצת אנשים אינם מוכנים כיאות למטלה של שליטה בעסק באמצעות הטמעת מערכת בקרה פנימית. מערכת בקרה פנימית הינה למעשה מדריך נהלי המגן על נכסים, מבטיח ניהול חשבונות אמין, מקדם תהליכי ייעול, מעודד היצמדות למדיניות החברה ותאימות עם תקנים וחוקים של הנהלת חשבונות.
מאחר וכל החברות שונות האחת מרעותה בצורה כזאת או אחרת, המדיניות והתהליכים של בקרה פנימית נוטים להשתנות מחברה לחברה אף הם. אולם עקרונות היסוד של בקרה פנימית הינם סדרה של עקרונות המשותפים באופן הכולל את כולם אשר באמצעותם ניתן להשיג את ההטבות של מערכת בקרה פנימית. עקרונות היסוד הינם כדלקמן:
1. ביסוס תחומי אחריות
האחריות על משימה חייבת לא רק להתבסס באופן ברור אלא גם להיות מוקצה לאדם בודד. עקרון זה מבטיח מעקב פשוט אחר האחראי הבלעדי במידה וצצה בעיה. בצורה כזו, בנוסף לכך, ניתן לשמור כהלכה על הסדר והמבנה נקבע בעת מילוי והשלמת משימות.
2. תחזוק רשומות הולם
עקרון זה קורא לרישום אמין של מידע אשר מסייע להגנה על נכסים ומבטיח את דבקותם של העובדים למדיניות החברה ולתהליכים שלה. תחזוק רשומות הולם ממזער טעויות עסקיות מאחר ומסמכי מקור של מספר חשבונות יכולים לשמש לסקירת תרשים החשבונות.
3. ביטוח נכסים והקשרות עובדי מפתח
בנוסף לביסוס תחומי האחריות ותחזוק רשומות הולם, ביטוח נכסים והקשרות עובדי מפתח הינו חלק בלתי נפרד של בקרה פנימית טובה.
על מנת לרפות את הטיפול הכושל של נכסים על ידי העובדים, בקרה פנימית של ביטוח נכסים באה למעשה לבטח את העסק מהפסדים אפשריים. הקשרות עובדי מפתח הינו הבט נוסף של בקרה פנימית המאפשרת לחברה לרכוש פוליסה כנגד גנבות, אשר כתוצאה מכך מרפה היקשרויות עובדים בשל קנסות חריפות יותר.
4. הפרדת שמירת עדויות ממשמורת על נכסים
עקרון זה מונע מאדם בעל גישה לנכס מרישומי החשבונות של הנכס. כך הסיכון של גנבה או בזבוז של נכס מצטמצם מאחר ורישומי החשבונות זמינים אך ורק למחזיק רשומות נפרד.
5. חלוקת האחריות על עסקאות מיוחסות
עקרון זה של בקרה פנימית מבטיח את הדיוק בעבודה של העובד על ידי השוואתה לעבודה של עובד אחר. בקרה זו אינה מרמזת על שכפול העבודה של האחד, אלא עבודה נפרדת בה לא בוצע שיתוף פעולה מראש.
6. יישום בקרות טכנולוגיות
עקרון זה משתמש במכשירים (קופות, מנעולים וסורקי זיהוי למיניהם) כאמצעי בטחון עבור נכסים. הרשומות והחשבונות אשר בקרות טכנולוגיות מנהלות יכולות לשמש גם להגבלה יעילה של שימוש בלתי הולם במידע דרך מגבלות גישה.
7. ביצוע ביקורות סדירות ועצמאיות
עקרון זה של בקרה פנימית בוחן אם מונהגים תהליכי בקרה פנימית נאותים בחברה. ביקורות אלו נוטות להתבצע על ידי מבקרים או גורמים חיצוניים שאינם קשורים באופן ישיר לפעילויות המתבצעות בחברה ובכך מבטיחות מינימום דעות קדומות וביסוס של ביקורת חיצונית של הצהרות כלכליות המועילות לא רק לחברה אלא גם לאנשים מחוץ לחברה, כגון מחזיקי מניות ומשקיעים.
